Assistente Executiva(o) / Secretária(o) de Diretoria

Objetivo da posição

Organizar a rotina dos executivos, assegurando o bom andamento de agendas, reuniões, viagens e demandas administrativas, com discrição, agilidade e atenção aos detalhes. A posição também será responsável pela gestão da rotina da recepção e pela cobertura da profissional responsável quando necessário.

Principais responsabilidades

• Organizar agendas, compromissos, reuniões e viagens dos executivos, antecipando necessidades e administrando prioridades e conflitos de horários.
• Preparar pautas, registrar atas e acompanhar os encaminhamentos das reuniões.
• Elaborar, revisar e formatar apresentações executivas em PowerPoint e ferramentas similares, transformando informações em materiais claros, objetivos e visualmente bem organizados.
• Apoiar a organização de viagens nacionais e internacionais, incluindo reservas, itinerários e contato com prestadores de serviços.
• Apoiar comunicações e demandas internacionais, utilizando inglês para interações e tratativas conforme a necessidade.
• Organizar documentos, correspondências e informações confidenciais, observando as políticas internas de segurança da informação e proteção de dados.
• Realizar a interface com equipes internas, clientes, fornecedores e demais interlocutores dos executivos.
• Gerir a rotina da recepção, organizando fluxos de atendimento e alinhando prioridades com a profissional responsável.
• Realizar a cobertura da recepção em ausências e intervalos, garantindo a continuidade e a qualidade do atendimento.
• Apoiar as atividades administrativas relacionadas à rotina executiva e acompanhar pendências até sua conclusão.

Requisitos

• Experiência em assistência executiva, secretariado de diretoria ou função semelhante.
• Domínio de PowerPoint e facilidade para elaborar apresentações com boa organização de conteúdo e cuidado visual.
• Familiaridade com ferramentas de agenda, videoconferência, documentos e planilhas.
• Boa comunicação oral e escrita.
• Organização, discrição, atenção aos detalhes e capacidade de administrar demandas simultâneas.
• Proatividade para antecipar necessidades e autonomia para resolver questões da rotina dentro dos limites acordados.

Diferenciais

• Inglês com aplicação prática: capacidade de trocar e-mails, conversar com prestadores de serviços e apoiar a organização de viagens e outras demandas internacionais. Terá peso relevante na seleção.
• Conhecimentos de marketing e comunicação, especialmente aplicados à preparação de apresentações e materiais executivos.
• Familiaridade com Canva e outras ferramentas de criação visual.
• Experiência com organização ou supervisão de recepção.